Glossar

Zentrale Einkaufsplattform für Produkte und Dienstleistungen mit benutzerfreundlichem Online-Shop-Interface.

Webportal für Lieferanten zur Erstellung, Pflege und Einreichung von Produktkatalogen.

System zur Verwaltung, Validierung, Veröffentlichung und Pflege von elektronischen Katalogen.

Extern gehostete Kataloge, die über Schnittstellen eingebunden und mit dem zentralen Warenkorb kombiniert werden.

Nicht im System gepflegter Katalog, der über eine Punchout- oder OCI-Schnittstelle eingebunden ist.

Organisationseinheit (z. B. Tochterfirma), für die bestimmte Kataloge oder Benutzer sichtbar sind.

Festlegung, welche Werke oder Standorte auf bestimmte Produkte oder Kataloge zugreifen dürfen.

Katalog mit begrenztem Zugriff, z. B. nur für bestimmte Benutzer, Abteilungen oder Regionen sichtbar.

Bestellung mit vollständig hinterlegten Stammdaten (Lieferant, Artikelnummer, Preis). Sie kann automatisch an das ERP übertragen werden.

Einige, aber nicht alle relevanten Felder (z. B. Preis oder Artikelnummer) sind ausgefüllt. Der Ovenca versucht, diese mit Vorschlägen zu vervollständigen.

Freitextbestellung ohne strukturierte Daten. Muss manuell geprüft und ggf. ergänzt werden.

Vordefinierter Warenkorb oder Artikelliste für wiederkehrende Bedarfe.

Feld zur Angabe zusätzlicher Hinweise oder Wünsche zur Bestellung.

Funktion zur Nachverfolgung des Bearbeitungs- oder Lieferstatus einer Bestellung.

Genehmigungsprozess für Bestellungen innerhalb definierter Budgetgrenzen.

Preisstruktur basierend auf Mengenabnahme – je mehr bestellt wird, desto günstiger der Stückpreis.

Ein nicht abgeschlossener Warenkorb, der zur späteren Bearbeitung gespeichert wurde.

Funktion zur Übertragung von Warenkorbdaten in ein anderes System (z. B. ERP).

Interaktive Online-Tabelle zur Pflege und Verwaltung von Katalogprodukten ohne CSV-Datei.

Standardformat zur Massenpflege und Initialbefüllung eines Katalogs.

Nur Änderungen (neue/geänderte Produkte) werden eingereicht.

Komplettüberschreibung des bisherigen Katalogs.

Chronologische Aufzeichnung aller Änderungen und Versionen eines Katalogs.

Verwaltung und Nachverfolgung von Katalogständen mit Änderungsverlauf und Rücksetzoption.

Analyse und Statistik darüber, welche Kataloge und Produkte wie oft verwendet werden.

Kataloge mit definiertem Start- und Enddatum zur zeitgesteuerten Veröffentlichung.

Ein Katalog, der deaktiviert wurde und nicht mehr im Shop angezeigt wird.

Nicht mehr aktiver Katalog, der zur Nachverfolgung im System gespeichert bleibt.

Zuweisung der administrativen Verantwortung für einen Katalog im Freigabeprozess.

Zeitpunkt, zu dem ein Katalog oder Produkt im System sichtbar wird.

Datum, ab dem ein Produkt oder Katalog nicht mehr sichtbar oder bestellbar ist.

Warnungen wie fehlende optionale Felder. Katalog kann trotzdem eingereicht werden.

Struktur- oder Formatfehler, die den Upload verhindern.

Interaktive Korrekturmaske zur Behebung von Fehlern nach dem Upload.

Systemseitige Prüfung von Pflichtfeldern, Formaten oder Datenabhängigkeiten bei der Katalogpflege.

Validierung von hochgeladenen Dateien auf Format, Größe oder Pflichtverknüpfung mit Artikeln.

Prüfung von Preisangaben auf Format, Gültigkeit oder Differenz zur Vorversion.

Automatischer Abgleich zur Vereinheitlichung von Schreibweisen und Datenformaten.

Mehrstufige Freigabe durch Einkäufer inkl. Sichtung, Kommentierung und Rückfragen.

Kommunikation auf Produktebene zwischen Vendor und Approver.

Strukturierte Änderungsanfrage mit Kommentarfeld zur Behebung von Problemen.

Nachricht oder Rückmeldung eines Lieferanten im Rahmen des Freigabeprozesses.

Ergänzender Hinweis oder Erläuterung eines Lieferanten zu einem Produkt oder Katalog.

Aktueller Stand eines Produkts oder Katalogs im Genehmigungsprozess.

Übersicht aller systemseitigen Änderungen an Produkten, Freigaben oder Benutzerrechten.

Live-Ansicht des Artikels mit Bild, Beschreibung und Preis vor Veröffentlichung.

Konfigurierbare Formulare für individualisierbare Artikel (z. B. Visitenkarten).

Kombination mehrerer Produkte zu einem Paket – entweder verpflichtend oder optional auswählbar.

Logische Gruppierung ähnlicher Artikel innerhalb eines Katalogs.

Visuelle Darstellung eines Produkts im Katalog – als Vorschau oder Galerieansicht.

Benutzer mit Berechtigung zur Verwaltung und Freigabe bestimmter Produkte oder Kategorien.

Vorschlag eines alternativen Produkts bei Auslaufartikeln oder Verfügbarkeitsproblemen.

Gruppe von Produkten, die gemeinsam bestellt werden – verpflichtend oder optional.

Hierarchische Struktur zur Organisation von Produkten im Katalog nach Kategorien und Unterkategorien.

Ergänzung von Produktinformationen wie Bildern, technischen Daten oder Schlagwörtern.

Ein Produkt, das im Katalog nicht mehr angezeigt oder bestellt werden kann.

Ein Artikel, der direkt im System ohne Katalog-Upload angelegt wurde, meist durch den Einkauf.

Angabe in Tagen, bis wann ein Artikel nach Bestellung voraussichtlich geliefert wird.

Erweiterte Suche über alle Produktattribute, Hersteller, Kategorien usw.

Direkter Austausch zwischen Einkäufer und Lieferant bei Unstimmigkeiten.

Speicherung, Nachbearbeitung und Reaktivierung von Einkaufswagen.

Echtzeit-Vorschläge während der Eingabe von Suchbegriffen im Katalog.

Erweiterte Filterung in der Produktsuche nach Attributen, Kategorien oder Herstellern.

Persönlich gespeicherte Produkte für schnellen Zugriff und wiederkehrende Bestellungen.

Kontextuelle Unterstützungselemente in der Oberfläche zur besseren Nutzerführung.

Funktion zur Darstellung von Katalogdaten in mehreren Sprachen.

Eingrenzung der angezeigten Produkte durch Filterkriterien wie Kategorie, Lieferant oder Status.

Ansicht, wie der eingereichte Katalog später im Shop dargestellt wird.

Standardisierte Maßeinheit für Bestell- oder Mengendarstellung (z. B. PCE, LTR, KG).

Tabelle mit erlaubten Maßeinheiten zur Verwendung im Katalog (z. B. Stück, Liter, Set).

Die kleinstmögliche Menge, die von einem Produkt bestellt werden kann.

Maßeinheit, in der ein Produkt im System bestellt wird (z. B. Stück, Karton, Liter).

Funktion zur automatischen Umrechnung von Inhaltseinheit zu Bestelleinheit im System.

Maßeinheit, die angibt, wie viel Inhalt in einer Bestelleinheit enthalten ist.

Festlegung, welcher Lieferant welchen Artikel oder Katalog pflegen darf.

Kennzahlenbasierte Bewertung von Lieferanten nach Termintreue, Qualität oder Reaktionsgeschwindigkeit.

Zentrale Übersicht mit Kontaktdaten, Katalogen und Verantwortlichkeiten eines Vendors.

Übersicht für Lieferanten über alle eingereichten, genehmigten oder abgelehnten Kataloge.

Zuweisung bestimmter Rechte und Funktionen an Benutzer basierend auf ihrer Rolle im Unternehmen.

Protokoll aller An- und Abmeldungen von Benutzern im System zur Nachvollziehbarkeit und Sicherheit.

Single Sign-On zur Anmeldung am eProcurement-System über vorhandene Benutzerkonten.

Automatischer Abgleich von Benutzerkonten zwischen eProcurement-System und Identity Management.

Mechanismus zur Verhinderung gleichzeitiger Bearbeitung eines Katalogs oder Produkts.

Funktion zum Exportieren von Katalogdaten, Bestellungen oder Berichten in verschiedene Formate.

Upload-Funktion zur Massenpflege oder initialen Anlage von Produkt- und Benutzerdaten.

Vorkonfigurierte Datenstruktur für den Katalogexport in bestimmte Zielsysteme oder Formate.

Individuell konfigurierbares Datenfeld zur Erweiterung der Produktbeschreibung oder -klassifikation.